Эффективное управление временем

Эффективное управление временемКажется, в определенный момент времени большинство преуспевающих руководителей непременно обретают элементарные навыки эффективного управления собственным временем. На практике в этом нет ничего сложного: 1. Заведите себе систему. Любую систему. 2. Придерживайтесь этой системы. 3. Все записывайте.

К сожалению, окружающая действительность сложна и не всегда укладывается в рамки порядка, которого вы придерживаетесь. Вот несколько примеров по эффективному управлению временем, которые я неукоснительно практикую и которые помогают мне сделать окружающий мир более отзывчивым по отношению к моим запросам.

1. Верховенство фактора власти

Я знаю одного руководителя, который измеряет масштабы своей власти в сопоставлении с другими руководящими работниками фирмы, определяя, должен ли он считаться с их временным распорядком, или они должны следовать его графику. Ничто не доставляет ему такого удовольствия и не доказывает значимости в собственных глазах, как возможность вынуждать людей менять свои планы и подстраиваться под его расписание.

Я вряд ли соглашусь с подобным подходом, но значимость фактора власти осознаю в полной мере. Чем меньше заблуждений по поводу своей способности влиять на распорядок дня других, и наоборот, по поводу их способности влиять на ваш распорядок, тем вероятнее, что вы — хорошо организованный человек. Слишком часто люди тешат себя мыслями о своей полной самостоятельности, а это может привести к полному хаосу даже в простейшей организационной системе.

2. На свой страх и риск планируйте надолго вперед

Этот способ тоже можно отнести к эффективному управлению временем. Очень полезно всегда знать, где ты должен быть. Четкий ответ на вопрос человека, когда вы могли бы с ним встретиться, говорит о вашей собранности и о том, что вы контролируете положение.

Но за твердое расписывание своего времени «а недели и месяцы вперед приходится и расплачиваться. Обстоятельства меняются, и нередко, чтобы выпутаться из ситуации, приходится тратить ничуть не меньше времени, чем вы потратили на ее создание.

Так например, в 1987 году я запланировал на апрель очередную поездку в Японию, которую я совершал каждые полгода, когда, по моим расчетам, моя жена Бетси Нагелсен должна была выступать там в теннисном турнире. Из-за изменений в схеме проведения международных соревнований Бетси пришлось играть по другому графику. К тому времени я был уже накрепко завязан со своими японскими планами и в итоге оказался в Японии без нее, а она очутилась там без меня.

Ну а если бы я откладывал организацию поездки до последней минуты, мне не удалось бы встретиться и с половиной людей, которых хотелось увидеть в Японии.

3. Оставляйте «окна» в своем дневном графике

У руководителей — особенно впервые выдвигаемых на старшие должности — нередко складывается превратное представление о незаполненных пробелах в своем ежедневном расписании. В глазах такого руководителя ничем не заполненные часы — верный признак, что он либо мало работает, либо отстает. Мне приходилось встречать даже таких руководителей, которые извинялись за «просветы» в записях в ежедневнике на своем рабочем столе.

По-моему, я «вкалываю» ничуть не меньше других руководителей, но никогда не чувствую себя неловко из-за просветов в своем дневном расписании. Они вовсе не означают, что я теряю темп. Наоборот, они помогают мне набирать скорость.

4. Как планировать ближайшее будущее

Поскольку большую часть моего времени занимают встречи с людьми, мне очень важно продумать и решить, с кем провести остающееся в моем распоряжении время. Это тоже относиться к эффективному управлению временем. Делаю я это своим собственным оригинальным методом.

Например, планируя свой нью-йоркский график на период проведения открытого чемпионата США по теннису, я прихожу к выводу, что нужно будет обязательно повидать 45 человек, а если будет время, мне, возможно, захочется провести еще встреч двадцать с лицами второй очереди.

Эти 45 человек я разделяю на три категории по степени важности. В группу «А» попадают самые важные с моей точки зрения люди, с которыми мне нужно встретиться, причем в любое время, которое они сами назначат. В группу «Б» входят не столь важные для меня люди, однако ради организации встреч я также готов подлаживаться под их график. В группе «В» — люди следующей по важности категории, с которыми мне тоже хотелось бы встретиться, но если не получится — ничего страшного. После этого я пытаюсь договориться о времени встреч с людьми из группы «А». Если я их хорошо знаю, мой секретариат связывается с их секретариатами. Если я знаю их недостаточно хорошо, начинаю звонить сам. Если с пятерыми из 15 членов группы «А» договориться не удается, я заношу этих людей в список самых важных первоочередников, с которыми нужно встретиться при следующем посещении Нью-Йорка. (Я не допускаю такого, чтобы люди выпадали из поля зрения только потому, что в первый раз с ними не удалось связаться.)

Заполнив расписание встреч с членами группы «А», я делаю то же самое в отношении членов группы «Б», потом группы «В» и, наконец, наименее важных по значимости лиц, а также в отношении светских контактов.

Предыдущая статья: Следующая статья:
На ту же тему
Поделитесь своим мнением
Для оформления сообщений Вы можете использовать следующие тэги:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Свежие записи
Блог о бизнесе и финансах © 2017   · Тема сайта и техподдержка от GoodwinPress Наверх